Vous avez décidé d’accorder des avantages à un ou plusieurs de vos salariés ?

Les avantages en nature correspondent à un complément de rémunération. C’est le cas de la mise à disposition d’un véhicule de fonction à un salarié ayant un poste de commercial sur le terrain.

Comment se calcule cet avantage en nature ? ELAT vous explique.

Les deux méthodes pour calculer la voiture en tant qu’avantage en nature

Pour calculer cet avantage, il existe deux options : une évaluation au réel ou au forfait..

Quel est le lien entre la voiture de fonction et les frais de déplacement professionnels ?

Dans les frais professionnels, on parle aussi de forfait et de frais réels. Si les termes sont les mêmes, leur finalité ne l’est pas. Les frais professionnels sont ainsi remboursés au forfait ou au réel lorsqu’un salarié doit se déplacer dans le cadre de son travail. Avec la voiture de fonction, l’évaluation forfaitaire ou au réel permet uniquement de calculer l’assiette des cotisations fiscales.

Par ailleurs, il est aussi possible pour les salariés de prendre leur véhicule personnel pour les déplacements professionnels. Une réglementation précise encadre les indemnités kilométriques et leur remboursement.

Méthode 1 : l’évaluation de l’avantage en nature aux frais réels

Les règles de calcul varient selon que la voiture ait été achetée ou louée par l’employeur. À noter que s’il paie le carburant pour les déplacements privés, ce budget sera à majorer pour sa valeur réelle.

Dans le cas d’un véhicule acheté, les dépenses réelles comprennent l’amortissement du véhicule TTC sur 5 ans à hauteur de 20 % par an, l’assurance et tous les frais TTC. Si le véhicule a plus de 5 ans, le pourcentage d’amortissement est de 10 %.

Exemple avec un véhicule acheté neuf il y a 3 ans pour un montant de 60 000 euros sans prise en charge du carburant : l’avantage aux frais réels est de (20 % du coût d’achat + assurance + frais d’entretien) × nombre de km parcourus à titre privé ÷ total de km parcourus par le véhicule pour la même période.

• 20% du coût d’achat : 12 000 €
• Assurance et frais d’entretien : 2 000 €
• Kilomètres parcourus à titre privé : 12 000
• Kilomètres totaux parcourus : 52 000

L’avantage aux frais réels est donc de 14 000 x 12 000 / 52 000 = 3 230,77 €.

Dans le cas d’un véhicule loué ou en location avec option d’achat, les dépenses réelles comprennent le coût global annuel de la location, auquel s’ajoutent l’assurance, et les frais d’entretien TTC. Ce montant est ensuite rapporté au kilométrage parcouru. Exemple :

• Location annuelle du véhicule : 5 000 €
• Assurance et frais d’entretien : 2 000 €
• Kilomètres parcourus à titre privé : 12 000
• Kilomètres totaux parcourus : 52 000

L’avantage aux frais réels pour ce véhicule loué sera donc de 7000 x 12 000/ 52 000 = 1 615,38 €

Méthode 2 : l’évaluation de l’avantage en nature au forfait

Là aussi, les règles de calcul changent selon que le véhicule de fonction soit acheté ou loué par le patron, et selon si le carburant pour les déplacements privés est payé par l’entreprise.

Pour un véhicule acheté par l’entreprise, cette évaluation forfaitaire de l’avantage non monétaire correspond à :

• 9 % du prix d’achat TTC (12% si l’employeur paie le carburant).
• 6 % si le véhicule a plus de 5 ans (9% si l’employeur paie le carburant).

Pour prendre l’exemple d’un véhicule de 50 000 € acheté il y a 2 ans, où le responsable d’entreprise paie le carburant pour tous les déplacements, l’avantage en nature sera de 50 000 x 0,12 = 6 000 €.

À noter que le forfait annuel doit être proratisé si le véhicule a été mis à la disposition du salarié en cours d’année.

Si le véhicule est loué par l’entreprise, on distingue 2 situations :

• Lorsque le salarié paie ses frais de carburant, l’évaluation résultant de l’usage privé est égale à 30 % du coût global annuel TTC comprenant la location, l’entretien et l’assurance, basée sur sa valeur réelle.

• Lorsque l’employeur paie le carburant, l’évaluation se fait sur 30 % du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurances) plus frais réels (sur factures) de carburant utilisé à des fins personnelles, ou sur 40 % du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurance et coût global du carburant utilisé à des fins professionnelles et personnelles).

Cette évaluation est plafonnée à celle qui résulte de la règle applicable en cas de véhicule acheté (le prix de référence du véhicule étant le prix d’achat TTC du véhicule par le loueur, rabais compris, dans la limite de 30 % du prix conseillé par le constructeur pour la vente de véhicule au jour du début du contrat).

Le cas du calcul de l’avantage en nature pour les voitures électriques

Lorsque le chef d’entreprise met à la disposition d’un salarié, entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2024, un véhicule fonctionnant exclusivement au moyen de l’énergie électrique, l’URSSAF précise que les frais d’électricité payés par le gestionnaire n’entrent pas en compte dans le calcul de cet avantage, et qu’un abattement de 50 % est à effectuer sur ce bénéfice dans sa globalité (abattement plafonné à 1 800 € par an).

Les bornes de recharge pour véhicules électriques peuvent également jouer un rôle crucial dans le calcul de cet avantage, notamment lorsque le salarié utilise la voiture de fonction à des fins personnelles.

Vous avez des questions sur le calcul de ces avantages en nature ? N’hésitez pas à nous contacter par email : contact@elat.fr ou téléphone 01 53 99 99 99, nous vous donnerons toutes les informations utiles et nécessaires !

Source : URSSAF et SAP CONCUR